Zásady ochrany osobních údajů — Kniha jízd chytře

1. Správce a kontakt

Správcem osobních údajů je:

Ing. Jaroslav Beneš
IČO: 05896860
DIČ: CZ7704105684
Halštatská 1691/16, Praha 10, Česká republika
e-mail: podpora@kniha-jizd-chytre.cz

Nebyl jmenován pověřenec pro ochranu osobních údajů. Veškeré dotazy a žádosti posílejte na uvedený e-mail.

2. Rozsah zásad

Tyto zásady popisují zpracování při používání mobilní a webové aplikace Kniha jízd chytře, webu, účtu, cloudové synchronizace, předplatného, podpory a bezpečnostní komunikace. Bezplatnou verzi lze používat bez účtu; její místní data k nám nejsou odesílána, dokud uživatel vědomě nepoužije cloudovou nebo jinou síťovou funkci.

3. Jaké údaje zpracováváme

Podle používaných funkcí zpracováváme:

• účetní údaje: e-mail, interní ID, stav ověření, bezpečnostní a relační údaje;
• záznam přijetí dokumentů: verze Podmínek a Zásad, jazyk, datum a čas;
• vozidla: název, registrační značka, značka/model, stav počítadla kilometrů;
• jízdy: datum, čas začátku a konce, počáteční a cílové místo, průjezdní body, účel, služební/soukromá klasifikace, stav kilometrů, vzdálenost a poznámka;
• GPS údaje: souřadnice a časové značky tvořící úplnou trasu, pouze pokud uživatel GPS záznam spustí;
• souhlas a volby pro volitelné funkce Google Maps, včetně data, času, verze textu a odvolání;
• nastavení aplikace a vybrané vozidlo;
• předplatné: platforma, identifikátor transakce/předplatného, tarif, stav, relevantní data a poslední ověření; nikoli údaje platební karty;
• exporty a mazání: stav žádosti, čas vytvoření a stažení, bez obsahu v auditním logu;
• technické a bezpečnostní údaje: interní ID, čas, typ operace, stav, omezené údaje o zařízení/aplikaci, IP adresa tam, kde ji síťová infrastruktura nezbytně zpracuje, a očištěný chybový kód;
• podpora a reklamace: obsah komunikace a údaje, které nám uživatel poskytne.

Nechceme, aby uživatelé do poznámek nebo podpory zadávali zvláštní kategorie osobních údajů nebo údaje třetích osob, pokud to není nezbytné.

4. Účely a právní základy

Základní poskytování Služby není založeno na obecném souhlasu. Pokud je zpracování nezbytné pro smlouvu, bez daných údajů příslušnou funkci nelze poskytnout.

5. GPS a údaje o poloze

GPS záznam se spouští ručně. Během aktivní jízdy aplikace zaznamenává souřadnice a časové značky obvykle přibližně každých 5 až 10 sekund; interval se může měnit podle rychlosti, přesnosti signálu, stavu zařízení a omezení operačního systému. Body se nejprve bezpečně ukládají v zařízení a u Premium se po dostupnosti připojení synchronizují do backendu v EU. Úplná původní GPS stopa se uchovává, dokud uživatel nesmaže jízdu nebo účet.

Původní GPS body jsou zdrojem historického záznamu. Uložená vzdálenost se počítá v zařízení nebo backendu v EU, zůstává uživatelsky upravitelná a není odvozována jako závazný údaj z Google Roads.

Premium uživatel může po udělení samostatného souhlasu zobrazit původní stopu na mapě Google. Načtení mapy vytváří přímé spojení zařízení nebo prohlížeče se společností Google. Google může obdržet zejména IP adresu, technické identifikátory a údaje o zařízení, aplikaci či prohlížeči, zobrazené oblasti mapy, interakce s mapou a související diagnostické údaje. Tyto údaje Google zpracovává podle vlastních podmínek a zásad ochrany soukromí. Samotný účet Kniha jízd chytře ani e-mail Googlu nepředáváme.

Funkce Google Roads se spustí pouze tehdy, když uživatel u konkrétní jízdy výslovně zvolí „Zpracovat a zobrazit trasu“; neprobíhá automaticky po dokončení jízdy. Backend odešle pouze body nezbytné pro jednorázové přizpůsobení průběhu silnicím, bez e-mailu, ID účtu, ID zařízení a bez předání klientské IP adresy jako IP uživatele. Souřadnice samy však mohou být osobním údajem a mohou nepřímo vypovídat o pohybu uživatele. Výsledek Google Roads slouží pouze k dočasnému zobrazení na Google mapě, uchovává se nejvýše 30 dnů a není trvale ukládán jako historická trasa.

Google Roads používá aktuální mapová data a algoritmy. Pozdější opakování stejného dotazu proto může vrátit jiný průběh, například po změně silniční sítě. Rozhodujícím historickým podkladem zůstávají původní GPS body v EU, nikoli výsledek Googlu. Uživatel může Google funkce odmítnout nebo souhlas odvolat v nastavení, aniž by přišel o ruční evidenci, GPS záznam, synchronizaci původních bodů nebo export.

6. Příjemci a zpracovatelé

Údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat:

• Supabase — databáze, autentizace, úložiště, backendové funkce, logy a zálohy; produkční projekt je uložen v regionu Frankfurt;
• ACTIVE24 — hosting veřejného webu a servery pro zasílání emailů;
• Apple nebo Google Play — distribuce aplikace, nákup a správa předplatného; platforma zpracovává údaje podle vlastních zásad a předává nám jen nezbytná data pro ověření nároku;
• Google Maps Platform — volitelné zobrazení mapy v zařízení nebo prohlížeči a jednotlivé backendové dotazy pro geokódování či dočasné přizpůsobení trasy službou Google Roads, pouze po odpovídající volbě uživatele;
• odborní poradci nebo orgány veřejné moci, vyžaduje-li to zákon nebo ochrana právních nároků.

7. Umístění údajů a předávání mimo EU/EHP

Naším cílem je uchovávat databázi, GPS stopy, soubory, backendové funkce, logy a zálohy v EU.

Google může při načtení mapy i při backendovém dotazu zpracovávat údaje ve své globální infrastruktuře; pro tuto volitelnou funkci proto negarantujeme výhradní datovou rezidenci v EU. Minimalizujeme předávané údaje, ale netvrdíme, že jsou pro Google anonymní. Apple a Google mohou samostatně zpracovávat údaje související s obchodem, zařízením a předplatným podle svých zásad. Pokud dochází k předání mimo EU/EHP, musí být založeno na platném právním mechanismu, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložkách, a na odpovídajícím posouzení rizik.

8. Doby uchování

• účet, vozidla, jízdy a úplné GPS stopy: do smazání jízdy nebo účtu;
• souhlas s Google Maps: do odvolání a poté omezený záznam o udělení/odvolání zpravidla 3 roky pro doložení souladu;
• souřadnice výsledku Google Roads: pouze dočasná cache, nejvýše 30 po sobě jdoucích kalendářních dnů; nepoužívají se jako trvalý historický záznam;
• po skončení Premium: cloudová data 90 dnů pouze pro čtení/export, poté smazání z aktivních systémů;
• nepotvrzené automaticky rozpoznané návrhy v budoucí funkci: připomenutí po 7 dnech, smazání po 30 dnech;
• technické logy: zpravidla 30 dnů; delší izolované uchování pouze pro konkrétní bezpečnostní incident;
• připravený úplný export: nejvýše 24 hodin;
• obecná podpora: 12 měsíců od vyřešení;
• reklamace, platební spory a žádosti podle GDPR: zpravidla 3 roky, pokud není nutná delší zákonná doba;
• pseudonymizovaný doklad o předplatném po smazání účtu: 3 roky;
• aktivní data po žádosti o smazání účtu: nejpozději 30 dnů;
• data v zálohách: přepsání nejpozději do dalších 90 dnů, bez běžného obnovení do provozu.

Zákonem vyžadované záznamy mohou být uchovány déle, odděleně a s omezeným přístupem. Citlivé přílohy podpory mažeme dříve, jakmile již nejsou potřeba.

9. Zabezpečení

Údaje chráníme pomocí technických a organizačních opatření. Každý uživatel má přístup pouze ke svým údajům. Oddělujeme vývojové, testovací a produkční prostředí, šifrujeme přenos dat, bezpečně ukládáme přihlašovací údaje a omezujeme přístup administrátorů. Zároveň omezujeme množství údajů v technických záznamech a vytváříme zálohy.

Databáze a dočasné soubory v zařízení, které obsahují údaje o jízdách, jsou šifrované. Citlivé soubory nejsou zahrnuty do běžných záloh zařízení. Ani při použití těchto opatření však nelze zaručit úplnou bezpečnost a vyloučit všechna rizika.

Pokud zjistíme porušení zabezpečení, vyhodnotíme jeho závažnost a celý případ zdokumentujeme. Pokud může incident ohrozit práva dotčených osob, oznámíme jej Úřadu pro ochranu osobních údajů bez zbytečného odkladu, pokud možno do 72 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvíme.

Pokud bude riziko vysoké, informujeme dotčené uživatele e-mailem a prostřednictvím aplikace. E-mail nebude obsahovat GPS souřadnice ani jiné údaje o poloze.

10. Vaše práva

Podle okolností máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo odvolat souhlas bez vlivu na předchozí zákonnost. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://uoou.gov.cz.

Žádost pošlete na podpora@kniha-jizd-chytre.cz. Můžeme přiměřeně ověřit totožnost. Odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce; u složité nebo početné žádosti lze lhůtu za zákonných podmínek prodloužit o další dva měsíce.

Registrovaný uživatel může využít úplný export a smazání účtu přímo v aplikaci. Odkaz na export je platný nejvýše 24 hodin a export neposíláme v příloze e-mailu.

11. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky ani profilování pro reklamu. Budoucí rozpoznání začátku a konce jízdy pouze vytvoří návrh v zařízení; jízda nebude definitivně uložena bez potvrzení a doplnění účelu uživatelem.

12. Děti

Účet není určen osobám mladším 15 let. Pokud zjistíme, že účet založila mladší osoba, přijmeme přiměřené kroky k jeho odstranění.

13. Změny zásad

O podstatných změnách informujeme registrované uživatele e-mailem před jejich účinností. Nový souhlas budeme žádat pouze tehdy, pokud bude nový účel skutečně založen na souhlasu. Aktuální znění bude vždy zveřejněno na webu.

14. Jazyk

Zásady jsou dostupné česky a anglicky. V případě rozporu je rozhodující české znění.